Registrierung
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Nutzungsbedingungen - 30.07.2019
SICHERHEITSHINWEISE:
Achten Sie bitte mit besonderer Sorgfalt auf Ihre Zugangsdaten und geben Sie diese niemals an Dritte weiter. Es ist insbesondere unzulässig, Hilfskräften, Sekretariaten, Assistenten und dergleichen die eigenen Zugangsdaten etwa zu Zwecken der Sachbearbeitung zu überlassen. Sie haften im vollen Umfang für hieraus resultierende Datenpannen!
Hilfskräfte können und müssen einen eigenen Zugang beantragen!
Denken Sie daran, dass nicht nur der Schutz von personenbezogenen Daten relevant ist, sondern auch der Schutz geistigen Eigentums sowohl von Ihnen, als auch von Dritten, wie etwa Industriepartnern. Seien Sie sich bitte bewusst, dass die Interna klinischer Studien besonders sensibel sind und hier nicht zuletzt Industriespionage eine reale Bedrohung ist, der Sie durch besondere Sorgfalt begegnen müssen!
Verwenden Sie Ethikpool daher niemals, wenn Sie sich im Ausland befinden, nicht auf fremden Computern und nicht in fremden WLAN-Netzen (HotSpots, Hotels, etc.). Ethikpool ist aus Sicherheits- und Datenschutzgründen nur von innerhalb der EU aus erreichbar. Außereuropäische Sponsoren sind angehalten, sich zur elektronischen Antragstellung ihrer Vertreter innerhalb der EU bzw. des EWR zu bedienen.
Nutzen Sie Ethikpool grundsätzlich nur über das VPN des UKD oder der HHU. Nutzen Sie ethikPool zur Wahrung der IT-Sicherheit und des Datenschutzes grundsätzlich nur mit Endgeräten, auf denen ein aktiver Virenscanner läuft und die eingesetzten Programme und das Betriebssystem auf dem aktuellsten Stand sind.
Hinweis für Kommissionsmitglieder: Laden Sie keinerlei Dokumente aus Ethikpool herunter. Die Downloadfunktion wird nur für alternative Betrachtung etwa in PDF-Viewern angeboten, darf aber nicht zu geheimzuschützendem Datenmüll auf Ihrem lokalen Rechner führen.
DATENSCHUTZERKLÄRUNG ETHIKPOOL
Ethikpool ist das elektronische Antragsportal der Ethikkommission (EK) an der Medizinischen Fakultät der Heinrich-Heine-Universität (HHU) Düsseldorf. Es dient dazu, erforderliche Anträge nach AMG, MPG und auf berufsrechtliche Beratung bei der EK elektronisch einzureichen und der elektronischen Aktenführung. Dabei werden personenbezogene oder personenbeziehbare Daten verarbeitet.
Art und Umfang dieser Daten ergibt sich jeweils aus den einschlägigen Rechtsnormen für Antragstellungen an die EK, die Ihnen als Antragsteller schon aus Verfahrensgründen bekannt sein müssen. Es werden dabei nur diejenigen Daten verarbeitet, die nach der jeweiligen Antragsart und für die Erfüllung der Verwaltungsaufgaben zwingend erforderlich sind.
VERANTWORTLICHER
Verantwortlicher gem. Art. 4 Abs. 7 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist der Rektor bzw. die Rektorin der HHU Düsseldorf:
Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf
Universitätsstr. 1
40225 Düsseldorf
rektorin@hhu.de
DATENSCHUTZBEAUFTRAGTE
Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf:
Universitätsstr. 1
40225 Düsseldorf
Stabsstelle Datenschutz
Datenschutzbeauftragter@uni-duesseldorf.de
Universitätsklinikum Düsseldorf:
Stabsstelle Datenschutz
Moorenstr. 5
40225 Düsseldorf
Datenschutz@med.uni-duesseldorf.de
ZWECK UND RECHTSGRUNDLAGE DER DATENVERARBEITUNG
Zweck der Datenverarbeitung ist die elektronische Bearbeitung und Einreichung von Anträgen durch den Antragsteller, die elektronische Aktenführung und Sachbearbeitung, Kommunikation zwischen Antragstellern, Geschäftsstelle der EK und Mitgliedern der EK. Metadaten/Logdaten werden zu Sicherheits- und Wartungszwecken verarbeitet. Art und Umfang dieser Daten ergibt sich jeweils aus den einschlägigen Rechtsnormen für Antragstellungen an die EK, die Ihnen als Antragsteller schon aus Verfahrensgründen bekannt sein müssen. Es werden dabei nur diejenigen Daten verarbeitet, die nach der jeweiligen Antragsart und für die Erfüllung der Verwaltungsaufgaben zwingend erforderlich sind.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO iVm Art. 1 DSG NRW, § 42 AMG, § 22 MPG, § 15 Berufsordnung für die nordrheinischen Ärztinnen und Ärzte, VwVfG NRW, EGovG NRW.
Aus den genannten Rechtsgrundlagen ergibt sich auch die Pflicht zur Bereitstellung der Daten.
EMPFÄNGER ODER KATEGORIEN VON EMPFÄNGERN
Die mit Ethikpool verarbeiteten Daten können nur von Mitarbeitern der Geschäftsstelle sowie Mitgliedern der EK eingesehen werden. Antragsteller können nur eigene Anträge einsehen. Wenn Sie mittels der Funktion „Antrag vernetzen“ den Antrag für andere Antragsteller freigeben, können die von Ihnen freigegebenen Daten auch von diesen eingesehen werden.
Eine Übersicht, wer einen freigegebenen Antrag einsehen kann, finden Sie unter „Vernetzung“.
Die Software wird von der Firma Smart-Q GmbH gewartet. Diese hat ihren Sitz in Deutschland und unterliegt ebenfalls den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Bei Wartungsarbeiten kann es erforderlich sein, dass die Firma Smart-Q Einblick in personenbezogene Daten erhält. Sie darf diese Daten jedoch ausschließlich zu Wartungszwecken verarbeiten, nicht speichern und nicht an Dritte weitergeben. Es existiert hierzu eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gem. Art.28 DSGVO.
Der Server wird im Universitätsklinikum Düsseldorf betrieben.
SPEICHERUNG
Die Anträge und elektronischen Akten werden für 50 Jahre nach Einreichung/Abschluss des Verfahrens gespeichert und anschließend datenschutzkonform gelöscht.
BETROFFENENRECHTE
Sie können als betroffene Person jederzeit die Ihnen durch die EU-DSGVO gewährten Rechte geltend machen:
• das Recht auf Auskunft, ob und welche Daten von Ihnen verarbeitet werden (Art. 15 EU-DSGVO),
• das Recht, die Berichtigung oder Vervollständigung der Sie betreffenden Daten zu verlangen (Art. 16 EU-DSGVO),
• das Recht auf Löschung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 17 EU-DSGVO,
• das Recht, nach Maßgabe des Art. 18 EU-DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen,
• das Recht eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt (Art. 7 Abs. 3 EU-DSGVO),
• das Recht auf Widerspruch gegen eine künftige Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 21 EU-DSGVO.
Sie haben über die genannten Rechte hinaus das Recht, eine Beschwerde bei der datenschutzrechtlichen Aufsichtsbehörde einzureichen (Art. 77 EU-DSGVO), zum Beispiel bei der für die Hochschule zuständigen Behörde:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
poststelle@ldi.nrw.de
https://www.ldi.nrw.de
Bitte sprechen Sie zunächst den Datenschutzbeauftragten der HHU Düsseldorf bzw. des Universitätsklinikums Düsseldorf an (siehe oben). In den meisten Fällen lassen sich Fragen auf diesem Wege klären und mögliche Probleme lösen.
Achten Sie bitte mit besonderer Sorgfalt auf Ihre Zugangsdaten und geben Sie diese niemals an Dritte weiter. Es ist insbesondere unzulässig, Hilfskräften, Sekretariaten, Assistenten und dergleichen die eigenen Zugangsdaten etwa zu Zwecken der Sachbearbeitung zu überlassen. Sie haften im vollen Umfang für hieraus resultierende Datenpannen!
Hilfskräfte können und müssen einen eigenen Zugang beantragen!
Denken Sie daran, dass nicht nur der Schutz von personenbezogenen Daten relevant ist, sondern auch der Schutz geistigen Eigentums sowohl von Ihnen, als auch von Dritten, wie etwa Industriepartnern. Seien Sie sich bitte bewusst, dass die Interna klinischer Studien besonders sensibel sind und hier nicht zuletzt Industriespionage eine reale Bedrohung ist, der Sie durch besondere Sorgfalt begegnen müssen!
Verwenden Sie Ethikpool daher niemals, wenn Sie sich im Ausland befinden, nicht auf fremden Computern und nicht in fremden WLAN-Netzen (HotSpots, Hotels, etc.). Ethikpool ist aus Sicherheits- und Datenschutzgründen nur von innerhalb der EU aus erreichbar. Außereuropäische Sponsoren sind angehalten, sich zur elektronischen Antragstellung ihrer Vertreter innerhalb der EU bzw. des EWR zu bedienen.
Nutzen Sie Ethikpool grundsätzlich nur über das VPN des UKD oder der HHU. Nutzen Sie ethikPool zur Wahrung der IT-Sicherheit und des Datenschutzes grundsätzlich nur mit Endgeräten, auf denen ein aktiver Virenscanner läuft und die eingesetzten Programme und das Betriebssystem auf dem aktuellsten Stand sind.
Hinweis für Kommissionsmitglieder: Laden Sie keinerlei Dokumente aus Ethikpool herunter. Die Downloadfunktion wird nur für alternative Betrachtung etwa in PDF-Viewern angeboten, darf aber nicht zu geheimzuschützendem Datenmüll auf Ihrem lokalen Rechner führen.
DATENSCHUTZERKLÄRUNG ETHIKPOOL
Ethikpool ist das elektronische Antragsportal der Ethikkommission (EK) an der Medizinischen Fakultät der Heinrich-Heine-Universität (HHU) Düsseldorf. Es dient dazu, erforderliche Anträge nach AMG, MPG und auf berufsrechtliche Beratung bei der EK elektronisch einzureichen und der elektronischen Aktenführung. Dabei werden personenbezogene oder personenbeziehbare Daten verarbeitet.
Art und Umfang dieser Daten ergibt sich jeweils aus den einschlägigen Rechtsnormen für Antragstellungen an die EK, die Ihnen als Antragsteller schon aus Verfahrensgründen bekannt sein müssen. Es werden dabei nur diejenigen Daten verarbeitet, die nach der jeweiligen Antragsart und für die Erfüllung der Verwaltungsaufgaben zwingend erforderlich sind.
VERANTWORTLICHER
Verantwortlicher gem. Art. 4 Abs. 7 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist der Rektor bzw. die Rektorin der HHU Düsseldorf:
Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf
Universitätsstr. 1
40225 Düsseldorf
rektorin@hhu.de
DATENSCHUTZBEAUFTRAGTE
Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf:
Universitätsstr. 1
40225 Düsseldorf
Stabsstelle Datenschutz
Datenschutzbeauftragter@uni-duesseldorf.de
Universitätsklinikum Düsseldorf:
Stabsstelle Datenschutz
Moorenstr. 5
40225 Düsseldorf
Datenschutz@med.uni-duesseldorf.de
ZWECK UND RECHTSGRUNDLAGE DER DATENVERARBEITUNG
Zweck der Datenverarbeitung ist die elektronische Bearbeitung und Einreichung von Anträgen durch den Antragsteller, die elektronische Aktenführung und Sachbearbeitung, Kommunikation zwischen Antragstellern, Geschäftsstelle der EK und Mitgliedern der EK. Metadaten/Logdaten werden zu Sicherheits- und Wartungszwecken verarbeitet. Art und Umfang dieser Daten ergibt sich jeweils aus den einschlägigen Rechtsnormen für Antragstellungen an die EK, die Ihnen als Antragsteller schon aus Verfahrensgründen bekannt sein müssen. Es werden dabei nur diejenigen Daten verarbeitet, die nach der jeweiligen Antragsart und für die Erfüllung der Verwaltungsaufgaben zwingend erforderlich sind.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO iVm Art. 1 DSG NRW, § 42 AMG, § 22 MPG, § 15 Berufsordnung für die nordrheinischen Ärztinnen und Ärzte, VwVfG NRW, EGovG NRW.
Aus den genannten Rechtsgrundlagen ergibt sich auch die Pflicht zur Bereitstellung der Daten.
EMPFÄNGER ODER KATEGORIEN VON EMPFÄNGERN
Die mit Ethikpool verarbeiteten Daten können nur von Mitarbeitern der Geschäftsstelle sowie Mitgliedern der EK eingesehen werden. Antragsteller können nur eigene Anträge einsehen. Wenn Sie mittels der Funktion „Antrag vernetzen“ den Antrag für andere Antragsteller freigeben, können die von Ihnen freigegebenen Daten auch von diesen eingesehen werden.
Eine Übersicht, wer einen freigegebenen Antrag einsehen kann, finden Sie unter „Vernetzung“.
Die Software wird von der Firma Smart-Q GmbH gewartet. Diese hat ihren Sitz in Deutschland und unterliegt ebenfalls den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Bei Wartungsarbeiten kann es erforderlich sein, dass die Firma Smart-Q Einblick in personenbezogene Daten erhält. Sie darf diese Daten jedoch ausschließlich zu Wartungszwecken verarbeiten, nicht speichern und nicht an Dritte weitergeben. Es existiert hierzu eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gem. Art.28 DSGVO.
Der Server wird im Universitätsklinikum Düsseldorf betrieben.
SPEICHERUNG
Die Anträge und elektronischen Akten werden für 50 Jahre nach Einreichung/Abschluss des Verfahrens gespeichert und anschließend datenschutzkonform gelöscht.
BETROFFENENRECHTE
Sie können als betroffene Person jederzeit die Ihnen durch die EU-DSGVO gewährten Rechte geltend machen:
• das Recht auf Auskunft, ob und welche Daten von Ihnen verarbeitet werden (Art. 15 EU-DSGVO),
• das Recht, die Berichtigung oder Vervollständigung der Sie betreffenden Daten zu verlangen (Art. 16 EU-DSGVO),
• das Recht auf Löschung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 17 EU-DSGVO,
• das Recht, nach Maßgabe des Art. 18 EU-DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen,
• das Recht eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt (Art. 7 Abs. 3 EU-DSGVO),
• das Recht auf Widerspruch gegen eine künftige Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 21 EU-DSGVO.
Sie haben über die genannten Rechte hinaus das Recht, eine Beschwerde bei der datenschutzrechtlichen Aufsichtsbehörde einzureichen (Art. 77 EU-DSGVO), zum Beispiel bei der für die Hochschule zuständigen Behörde:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
poststelle@ldi.nrw.de
https://www.ldi.nrw.de
Bitte sprechen Sie zunächst den Datenschutzbeauftragten der HHU Düsseldorf bzw. des Universitätsklinikums Düsseldorf an (siehe oben). In den meisten Fällen lassen sich Fragen auf diesem Wege klären und mögliche Probleme lösen.